Paco | Guía Panel Administrativo

Guía de Uso - Panel Administrativo

I. Dar de alta un usuario

Los usuarios son personas que pueden utilizar la plataforma con total libertad y son los administradores del panel.

Sigue estos sencillos pasos para dar de alta un usuario:
  1. Haz click en “Catálogos Admin”.
  2. Haz click en “ Registro de Usuarios”.
  3. Haz click en  “Crear”.


      4. Ingresa la información solicitada del usuario que se está registrando
  1. Nombre*
  2. Apellido paterno*
  3. Apellido materno*
  4. Correo electrónico*
  5. Teléfono*
  6. Celular*
  7. Empresa*
  8. Departamento*
  9. Puesto*
  10. Contraseña*
  11. Confirmar contraseña*
      5. Asigna un rol al usuario. Esto le permitirá al usuario tener diferentes accesos y permisos  de edición  a diferentes secciones del panel. 


      
      6. ¡Listo!
  1. Ojo, estos usuarios son administradores del panel web, por lo que son independientes de los colaboradores. 
  2. Crear un usuario NO dará acceso a la aplicación móvil.
  3. * Información obligatoria.


II. Dar de alta un colaborador

      Los colaboradores son personas que trabajan dentro de tu empresa y recibirán los beneficios de Paco
Para dar de alta un colaborador primero se tienen que crear departamentos, áreas, ubicaciones y puestos.

1. Crear departamento

      En las empresas existen diferentes departamentos, estos están conformados por diferentes áreas. Por ejemplo, si estamos hablando de un restaurante los departamentos serian “administración” y “operaciones”. 

Sigue estos sencillos pasas para dar de alta uno o más departamentos:
  1. Haz click en “Catálogos de colaboradores”.
  2. Haz click en “Departamentos”
  3. Haz click en “Crear”.

     
      4. Escribe “Nombre de departamento”. *


     
      5. Haz click en “Guardar”.
      6. ¡Listo!
* Campos obligatorios. 

2. Crear áreas

      Las áreas son parte de los diferentes departamentos, son segmentos del departamento que desempeñan tareas específicas. Es decir, en el restaurante dentro del departamento de administración existen las áreas “finanzas”, “marketing” y “recursos humanos” a las cuales ya se les asociará directamente el colaborador seguido de un puesto (analista, gerente, director).

Sigue estos pasos para dar de alta una o más áreas:
  1. Haz click en “Catálogos de colaboradores”.
  2. Haz click en “Áreas”.
  3. Haz click en “Crear”.


      4. Escribe “Nombre de área”.  *

     
      5. Haz click en “Guardar”.
      6. ¡Listo!
* Campos obligatorios.

3. Crear puesto

      Dentro de las empresas existen diferentes puestos. Un puesto puede ser ocupado por varias personas. Por ejemplo, dentro del área de Recursos Humanos puedes crear los puestos de analista, gerente, director, etc. y estos pueden ser ocupados por más de una persona.

Sigue estos pasos para dar de alta uno o más puestos:

  1. Haz click en “Catálogos de colaboradores”.
  2. Haz click en “Puestos”.
  3. Haz click en “Crear”.

     
      4. Escribe “Nombre del puesto”.*
      5. Selecciona el puesto general al que pertenece.*
      6. Haz click en “Guardar”.
      7. ¡Listo!
* Campos obligatorios.

4. Crear ubicación

      La ubicación se refiere al nombre de la sucursal o centro de trabajo. Al crear varias ubicaciones podrás diferenciar y segmentar entre las diferentes sucursales, oficinas o centros de trabajo que tenga tu negocio. Aquí podrás poner el domicilio y datos de las razones sociales en caso de que se utilice más de una para asignar colaboradores y llevar una facturación organizada.

Sigue estos pasos para dar de alta una o más ubicaciones: 
  1. Haz click en “Catálogos de colaboradores”.
  2. Haz click en “Ubicaciones”.
  3. Haz click en “Crear”.

      4. Escribe el “Nombre de ubicación”.  *
      5. Escribe el Código Postal. *
      6. Escribe la Razón Social ( puedes agregar más de una).
  1. Razón Social
  2. RFC
  3. CP
  4. Calle
  5. Número
  6. Colonia
  7. Alcaldía
  8. Estado


      6. Haz click en “Guardar”.
      7. ¡Listo!
* Campos obligatorios.

5. Crear colaborador

      Con los campos creados anteriormente ( departamento, área y  puesto) estas listo para dar de alta tu primer colaborador. Un colaborador es una persona que recibirá todos los beneficios de Paco.

Sigue estos pasos para dar de alta uno o más colaboradores:
  1. Haz click en “Alta colaborador”.
  2. Haz click en "Crear".

     
      4. Escribe: 
  1. Nombre*
  2. Apellido paterno *
  3. Apellido materno *
  4. Género*
  5. Correo electrónico*
  6. Celular*
  7. RFC*
  8. Fecha de Nacimiento*
  9. Número de colaborador
  10. Empresa*
  11. Ubicación*
  12. Razón Social*

  1. Departamento*
  2. Área*
  3. Puesto*
  4. Jefe directo
  5. Jefe de área
  6. Periodicidad de pago*
  7. Sueldo bruto por periodo             
  8. Sueldo neto por periodo
  9. Monto máximo a prestar ( máximo 30% del sueldo neto o 20% del sueldo bruto por periodo)*
  10. Número de cuenta CLABE  o tarjeta de nómina
  11. Banco*
  12. Fecha de contratación *

      5. Haz click en “Guardar”.
      6. ¡Listo!
  1. Si la periodicidad es mensual o semanal deberás seleccionar el día de pago de cada periodo.
  2. El sueldo bruto  se utilizara únicamente para calcular el costo de rotación de personal.

Campos Obligatorios

6. Dar de baja a un colaborador 

      El dar de baja un colaborador significa que ya no trabajará más en la empresa. Podrás visualizarlos en "Baja colaboradores".

Sigue estos sencillos pasas para dar de baja uno o más colaboradores:
      1. Haz click en “Alta colaborador”.
      2. Busca el nombre del colaborador que deseas dar de baja.
      3. Haz click en el botón de bote de basura  .



      6. Selecciona la fecha en la que se retira o retirará la empresa.
      7. Selecciona el motivo de baja: *
  1. Abandono
  2. Despido
  3. Renuncia


      8. Haz click en "Confirmar".
      9. ¡Listo!
TIPS
  1. Al dar de baja un colaborador se eliminará el acceso a la aplicación y ya no podrá tener acceso a ningún servicio.
  2. Dentro de  "Baja colaborador " podrás ver el detalle de los colaboradores que se han retirado de la empresa, como: Nombre, Correo, Empresa, Departamento, Área, Puesto, Motivo de baja y Fecha de baja.
* Campos obligatorios


III. Enviar un mensaje 

      Dentro del  módulo de mensajes podrás enviar comunicados segmentados de diferentes maneras. Además, tienes opciones de enviarlos como urgentes, adjuntar imágenes o documentos y que los usuarios reaccionen a tus mensajes con emojis.

Sigue estos pasos para dar crear un nuevo mensaje: 
  1. Haz click en “Mensajes”.
  2. Haz click en “Crear”.


      3. Dentro de “Asunto” debes poner el título del mensaje. *
      4. Puedes elegir que los usuarios respondan o no a tu mensaje. Dentro de “Solicitar respuesta”. Haz click en “Si” o “No”. *
    1. Si solicitaste respuesta dentro de “Tipo de respuesta” debes elegir entre “Emoji” o “Reacción (Like-Dislike)”. *

     
      5. Puedes elegir que tu mensaje se envíe de manera urgente o no. *
    1. Si deseas que tu mensaje sea urgente dentro de la sección “Es urgente” haz click en “Si”. 
    2. Si no deseas que sea urgente haz click en “No”.
      6. En “Recordatorios” puedes enviar un recordatorio de tu mensaje. Sólo debes poner el número de días después de haber enviado tu mensaje en       los cuales quieres recordarles a los usuarios que no lo han leído, que lo vean.



      7. Dentro de “Mensaje”  escribe el texto de tu mensaje. *
      8. Para programar un mensaje haz click en “programar” y elige la fecha dentro del calendario. Después elige la hora y da click en “Aceptar”.



      9. Para enviar el mensaje haz click en “Enviar”.
      10. Para cancelar el mensaje haz click en “Cancelar”.
      11. ¡Listo!
TIPS
  1. Del lado derecho de la pantalla puedes segmentar el envío de los mensajes de diferentes maneras: Ubicación, Departamento, Área, Puesto, Edad, Tiempo en la empresa, Género, Mes de nacimiento o simplemente elegir destinatarios en especifico.
  2. Si tu mensaje se envió como urgente los usuarios visualizarán el comunicado al entrar a la aplicación y no podrán continuar hasta que confirmen que leyeron el mensaje.
  3. En la parte inferior encontrarás un icono de clip el cual sirve para adjuntar documentos e imágenes. 
* Campos obligatorios.


IV. Crear una encuesta

      Saber cómo se encuentran tus colaboradores es muy sencillo gracias a la sección de encuestas. Crea desde cero cuestionarios o envía las encuestas pre-cargadas en Paco. Las encuestas pueden estar segmentadas en varias secciones y estas secciones pueden tener más de una pregunta. Cada sección debe sumar el 100% de tu calificación máxima

Sigue estos sencillos pasos para crear una encuesta: 
  1. Haz click en “Encuestas”.
  2. Haz click en “Listado”.
  3. Haz click en “Crear”.


      4. Escribe el nombre de la encuesta en el campo de “Título”. *
      5. Elige la categoría de la encuesta.*
      6. Calcula los minutos que tomara contestar esta encuesta y escríbela en “Duración estimada”. *
      7. La encuesta debe tener una calificación. Elige el rango de la calificación máxima en el campo “Calificación máxima”.*
      8. Escribe una breve descripción de la encuesta.*
      9. Haz click en el botón “Agregar una sección”.



      10. Elige entre los 4 tipos de pregunta, escribe la pregunta y las respuestas.
      11. Escribe el Título *
      12. Indica la ponderación de cada sección *
      13. Indica la calificación máxima a obtener en la sección *



      14. Haz click en "Agregar pregunta"
      15. Elige el tipo de pregunta
  1. Pregunta abierta
  2. Opción múltiple
  3. Selección múltiple
  4. Escala lineal
  5. Reacciones


    1. Agrega cuantas preguntas desees a cada una de las secciones con la ponderación y puntaje respectivo. El total de ponderación deberá sumar 100% por sección.
      11. Envía la encuesta haciendo click en “Enviar”.
      12. O puedes enviarla en otro momento a haciendo click en “Programar”.
    1. Selecciona la fecha. *
    2. Selecciona la hora. *

  1. Haz click en "Aceptar".
  2. ¡Listo!
Tips
  1. Siempre podrás cerrar una encuesta, aunque no haya terminado su tiempo de expiración.
  2. Los 4 tipos de preguntas que existen son:
    1. Opción múltiple, en la cual deberás seleccionar 1 opción de las 5 respuestas posibles.
    2. Selección múltiple, elegir más de una opción.
    3. Reacciones, deberás seleccionar el Emoji con el que más te identifiques. Estos pueden ser feliz, indiferente o triste.
    4. Escala lineal, elige un número dentro de la escala para calificar la pregunta.
    5. Pregunta abierta, escribe una respuesta con tus propias palabras.
* Campos obligatorios

1. ¿Cómo filtrar encuestas contestadas?

      Es importante darle un seguimiento a las encuestas enviadas, es por eso que en este módulo podrás ver las encuestas enviadas/contestadas/no contestadas y los resultados se verán de la siguiente forma “30/10/20”. Esto quiere decir que se enviaron 30 encuestas de los cuales 10 han sido contestadas y 20 aún no han sido contestadas.

Sigue estos sencillos pasos para filtrar las encuestas:
  1. Haz click en “Encuestas”.
  2. Haz click en “Encuestas envidas”.
  3. Haz click en los números de "Enviado/Contestado/No Contestado"


      4. También podrás filtrarlas por:
  1. Urgencia
  2. Cerrada
  3. Fecha de envío
  4. Vigencia
  5. Vencimiento
      5. ¡Listo!

Tips
  1. Si haces click en el icono del ojo en el lado derecho podrás cerrar la encuesta sin importar la fecha de vencimiento que hayas seleccionado anteriormente. Lo cual no permitirá a los usuarios contestarla
  2. Si haces click en los resultados de la encuesta dentro de la columna “Enviado/contestado/no contestado” podrás ver los detalles de la encuesta: Nombre, Email, Ubicación, Departamento, Área, Puesto y Status.
  3. En la esquina superior derecha podrás ver el porcentaje de las encuestas envidas, contestadas y no contestada.

2. ¿Cómo enviar la encuesta NOM-035?

      La encuesta NOM-035 nos ayuda a  medir el riesgo psicosocial dentro de tu empresa. 

Sigue estos sencillos pasos para enviar la encuesta NOM-035:
  1. Haz click en “Encuestas”.
  2. Haz click en “Nom-035”.
  3. Haz click en el botón de “Enviar”.

     
      4. Selecciona si es urgente o no.  *
    1. Esta opción hará que la encuesta se muestre al entrar a la aplicación y no permitirá al usuario continuar hasta que contesten todas las preguntas.


      5. Segmenta a los colaboradores que deseas enviarles la encuesta.
      6. Puedes enviar la encuesta haciendo click en “Enviar”.
      7. O puedes enviarla en otro momento a haciendo click en “Programar”.
    1. Selecciona la fecha. *
    2. Selecciona la hora. *

     
      8. Haz click en “Aceptar”
      9. ¡Listo!
TIPS
  1. Recuerda que ésta encuesta está hecha con base en las regulaciones que ayudan a a prevenir el riesgo psicosocial y estrés laboral. Es por esto, que la encuesta no es editable.
  2. Para filtrar a los colaboradores y enviarles la encuestas, lo puedes hacer por: Ubicación, Departamento, Área, Puesto, Edad, Tiempo en la empresa, Genero, Mes de nacimiento o por destinatarios en específico.
* Campos obligatorios


V. Voz del empleado

      En esta sección podrás ver y responder a las solicitudes que han enviado los colaboradores.

Sigue estos sencillos pasos para ver los mensajes de voz del empleado: 
  1. Haz click en “Voz del empleado”.
  2. Haz click en el botón de ojo.


      3. Podrás ver todas las solicitudes que te han enviado los colaboradores. Los filtros son los siguientes:
  1. Origen: Quién lo envío.
  2. Status: atendido, leído o no leído.
  3. Fecha de envió: cuándo te envió el comentario el colaborador.
  4. Fecha de atención: cuándo se atendió el problema.
      4. ¡Listo!

Tips
  1. Si haces click en el icono del ojo ubicada en el lado derecho podrás darle seguimiento al ticket y podrás ver : Tema, Fecha de envío, Comentario , Si es anónimo, Fecha de atención, Empleado de origen, Quién atendió el mensaje y Status
  2. Una vez que lo abras el mensaje de "Voz del empleado"  el status cambiará a “Leído” 
  3. Si haces click en el botón inferior de “Atendido”. Cambiará el status del comentario a “Atendido” y se actualizará la fecha de atención. 


VI. Reconocimientos

      En esta sección podrás ver los reconocimientos que se han enviado entre colaboradores y filtrar la información como mejor te convenga.

Sigue estos sencillos pasos para ver los reconocimientos que se han enviado:
  1. Haz click en “Reconocimientos enviados”.
  2. En la parte inferior podrás ver todos los reconocimientos que se han enviado los colaboradores y los podrás ordenar alfabéticamente en diferentes columnas:
    1. Fecha
    2. Origen
    3. Destinatario
    4. Categoría
    5. Comentarios
  3. ¡Listo!
Tips
  1. Existen 13 reconocimientos que los colaboradores pueden enviar: Integridad, Trabajo en equipo, Actitud de servicio, Perseverancia, Liderazgo, Excelencia, Iniciativa, Adaptación al cambio, Pasión, Compromiso, Retroalimentación, Responsabilidad social y Confianza.
  2. Puedes filtrar la información por: Reconocimiento, Origen, Departamento, Área, Ubicación, Colaborador, Filtrar por destino, Departamento, Ubicación y Fecha.


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